業務分析・システム化構想策定

概要

基幹システムの保守体制維持への懸念があり、システム更新の基本計画を策定しました。現行踏襲ではなく、業務的な課題の把握・解決策が検討された目指す姿を策定し、目指す姿に見合ったシステムの調査・比較を行い、選定したシステムに対応した実行計画書を作成しました。

背景・課題

• 全社として共通でシステム化されるべき業務（例：契約管理、請求業務、為替処理等）が部門別にシステム構築されており、また属人的な業務運用を行っていた
• 管理すべき情報（契約情報、入出荷情報、請求情報等）が管理Excelや会計システムなど、分散して管理されているため、情報集計が煩雑になっていた
• 日次処理前提の決算日程、各種システム操作性、分析帳票、IFRSなどで基幹システムの機能面で限界があった
• 上記の課題を検討するための基になる資料がなく、各部門横断で情報を把握している社員も存在しなかった

課題解決ポイント

課題を特定し、目指す姿の作成と解決までの道筋を以下のポイントで提示した。

• 現行業務/現行システムの可視化
• 全体最適の観点で解決策検討し、目指す姿の明確化
• システムで実現したい業務及び必要な機能を文書化
• 適切なゴール設定とプロジェクトマネジメントの実施

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課題を特定し、目指す姿の作成と解決までの道筋を以下のポイントで提示、またそれらを計画書としてまとめた

• 業務/問題の可視化
• 全体最適の観点で解決策検討し、目指す姿の明確化
• システムで実現したい業務及び必要な機能を文書化
• 適切なプロジェクトマネジメントを実施し、ゴールを達成
• システム基本計画書の作成

成果

• 部門間の業務標準化推進
  業務分析、システム分析、課題分析を部門間を交えて検討を実施した結果、各部門の業務の標準化を進めることができた。
• 適切な対象でのシステム構築
  Excel、システムの関係性を図示し、各システム機能の使用有無を詳細に検討した結果、システム化すべき範囲を正しく特定できた。
• 解決すべき課題の明確化
  業務及びシステム課題を可視化することにより、システム更新で解決すべき課題を明確化した。