導入事例 - 官公庁様 -

わかりやすい文書作成による現場業務の改善
業務文書の「作成」と「読込み」時間を大幅短縮

概要

  1. 全国の拠点に対し、本社・支社から年間数百本発信されている業務指示文書を現場拠点の視点で改善し、指示の徹底を促進しました。
  2. テンプレート化により、従来の「文字を読ませる文書」を「一読して伝わる文書」に改善し、文書処理業務の合理化・効率化を実現しました。

背景・課題

  1. 本社・支社から現場拠点への「指示文書」は、昨今の環境変化への対応や取扱業務の幅広さから、年間約数百本発信されていた。
  2. 一方、現場拠点では発信される文書量に対し圧倒的に処理時間が足りないため、期限・実行の漏れによる指示内容の不徹底が発生していた。
  3. こうした状況を受け、現場での処理時間短縮を実現する文書形態への転換が全社的な取組みとして推進された。

LTSの提供サービス

現場拠点における課題認識を解決するため、
・「現場担当者にとっての読みやすさ」、
・「本社・支社の作成担当者にとっての作りやすさ」
の両方を実現する文書作成基準を策定した。
<現場拠点>
短時間で内容を理解し、指示を実行できること
<本社・支社>
作成の手間がかからないこと

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